आप डेटा को कितने समय तक रख सकते हैं? GDPR में कोई निश्चित समय सीमा नहीं दी गई है, केवल एक मानक निर्धारित किया गया है: आवश्यकता से अधिक समय तक नहीं। निश्चित समय सीमाएँ भी निर्धारित हैं, लेकिन वे अन्य कानूनों से ली गई हैं।
कानूनी आधार
GDPR के अनुच्छेद 5(1)(e) में भंडारण सीमा का सिद्धांत निहित है: व्यक्तिगत डेटा को प्रसंस्करण के उद्देश्यों के लिए आवश्यक अवधि से अधिक समय तक पहचान योग्य रूप में नहीं रखा जा सकता है। आवश्यक अवधि का निर्धारण और औचित्य सिद्ध करना नियंत्रक का कार्य है। निर्धारित अवधि अन्य स्रोतों से ली गई है। राज्य कर अधिनियम के अनुच्छेद 52 के अनुसार व्यवसायों को अपने रिकॉर्ड सात वर्षों तक रखने होते हैं, अचल संपत्ति से संबंधित डेटा के लिए यह अवधि बढ़ाकर दस वर्ष कर दी गई है। वेतन रिकॉर्ड रोजगार समाप्त होने के पांच वर्ष बाद तक रखे जाने चाहिए। जहां वैधानिक प्रतिधारण दायित्व लागू होता है, वहां इसे डेटा मिटाने के अनुरोध पर प्राथमिकता दी जाती है।
यह व्यवहार में कैसे काम करता है
यह तभी कारगर हो सकता है जब डेटा को सुरक्षित रखने के लिए एक निर्धारित समय-सारणी बनाई जाए: प्रत्येक श्रेणी के लिए एक अवधि, एक आधार और एक मालिक, साथ ही नियमित रूप से डेटा की नियमित सफाई। भर्ती संबंधी डेटा के लिए प्रक्रिया समाप्त होने के चार सप्ताह बाद डेटा सुरक्षित रखना सामान्य प्रक्रिया है, या उम्मीदवार की सहमति से एक वर्ष तक। कैमरे की फुटेज के लिए, डच डेटा संरक्षण प्राधिकरण विशिष्ट घटना न होने की स्थिति में चार सप्ताह की समय-सारणी का पालन करता है।
गलती कहाँ होती है?
तीन बिंदु बार-बार सामने आते हैं। पहला, बैकअप और आर्काइव, जो निर्धारित समय-सारणी से बाहर रहते हैं और वर्षों तक पड़े रहते हैं। दूसरा, कर संरक्षण दायित्व और GDPR के बीच भ्रम, जिसके कारण सब कुछ सात वर्षों तक रखा जाता है। तीसरा, पुरानी फाइलों का नए उद्देश्यों के लिए उपयोग, जिसके लिए एक कानूनी आधार की आवश्यकता होती है।
संबंधित शर्तें
डेटा प्रतिधारण अवधि डेटा विषय के अधिकारों , व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन और डेटा प्रसंस्करण समझौते से संबंधित होती है ।
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