वाणिज्यिक रजिस्टर में इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग पर अधिनियम

प्रत्येक डच बीवी और एनवी को अपने वार्षिक खाते वाणिज्यिक रजिस्टर में दाखिल करने होते हैं, और इसकी समय सीमा कई निदेशकों के अनुमान से कहीं अधिक सख्त है। आम बैठक द्वारा खातों को स्वीकृत किए जाने के आठ दिनों के भीतर, और किसी भी स्थिति में वित्तीय वर्ष की समाप्ति के बारह महीने बाद तक, खाते दाखिल करना अनिवार्य है (डच नागरिक संहिता का अनुच्छेद 2:394)। खाते इलेक्ट्रॉनिक रूप से दाखिल किए जाने चाहिए।

देर से फाइल करना महज औपचारिकता नहीं है। यह एक आर्थिक अपराध है, और दिवालियापन की स्थिति में इसे अनुचित प्रबंधन माना जाता है, जिससे यह अनुमान लगाया जाता है कि अनुचित प्रबंधन दिवालियापन का एक महत्वपूर्ण कारण था – और व्यक्तिगत दायित्व के दावे में सबूत का बोझ निदेशकों पर आ जाता है। यह अनुमान ही समय सीमा चूकने का सबसे महंगा परिणाम है।

स्टैंडर्ड बिजनेस रिपोर्टिंग (एसबीआर) क्या है?

मानक व्यापार रिपोर्टिंग (एसबीआर) डच सरकार द्वारा वाणिज्य मंडल और अन्य अधिकारियों के साथ वित्तीय डेटा के आदान-प्रदान के लिए उपयोग की जाने वाली मानकीकृत इलेक्ट्रॉनिक विधि है। इसने कागजी फाइलिंग का स्थान ले लिया है, और 1 जनवरी 2026 से सभी कानूनी संस्थाओं, जिनमें बड़ी कंपनियां भी शामिल हैं, को अपने वार्षिक खाते एसबीआर के माध्यम से दाखिल करने होंगे। कुछ छोटी संस्थाएं एसबीआर-संगत सॉफ्टवेयर खरीदने के बजाय मुफ्त ऑनलाइन फाइलिंग सेवा का उपयोग कर सकती हैं।

अंतर्राष्ट्रीय ग्राहकों के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

हम नीदरलैंड में कारोबार करने वाले अंतरराष्ट्रीय ग्राहकों की नियमित रूप से मदद करते हैं। यह कारोबार करने के लिए एक आकर्षक देश है, लेकिन डच प्रशासनिक प्रक्रियाएं और चैंबर ऑफ कॉमर्स से संबंधित पत्राचार विदेशी निदेशक के लिए हमेशा स्पष्ट नहीं होते। हम औपचारिक दस्तावेज दाखिल करने और डच अधिकारियों के साथ संवाद करने, दोनों में सहायता प्रदान करते हैं।

ग्राहकों से हमें बार-बार एक सवाल मिलता है जो चैंबर ऑफ कॉमर्स द्वारा इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग की अनिवार्यता के बारे में भेजे गए पत्रों से संबंधित है। ये पत्र सरकार द्वारा पिछले एक दशक में वार्षिक खातों के लिए कागजी फाइलिंग को पूरी तरह से समाप्त करने के कदम के बाद भेजे गए हैं।

इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग की आवश्यकता वेट इलेक्ट्रॉनिक इंडिएनिंग हैंडल्सरजिस्टर (वाणिज्यिक रजिस्टरों में इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग पर अधिनियम) और बेसलुइट इलेक्ट्रॉनिक डिपोनेरिंग हैंडल्सरजिस्टर (वाणिज्यिक रजिस्टरों में इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग पर संकल्प) में निर्धारित की गई है, जिसमें अधिक विस्तृत नियम शामिल हैं।

ये नियम कैसे विकसित हुए?

हाल ही तक, आप वाणिज्य मंडल के पास वार्षिक खाते इलेक्ट्रॉनिक रूप से या कागज़ पर जमा कर सकते थे, और डच नागरिक संहिता में अभी भी ऐसे प्रावधान हैं जो कागज़ पर जमा करने को ध्यान में रखकर लिखे गए हैं।

कागजी फाइलिंग इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग की तुलना में धीमी और अधिक महंगी होती है: दस्तावेजों को तैयार करने, उन्हें कागज पर जमा करने और चैंबर ऑफ कॉमर्स द्वारा उन्हें मैन्युअल रूप से संसाधित करने में समय और पैसा लगता है, इसके अलावा गैर-मानकीकृत विवरणों को तैयार करने या सत्यापित करने के लिए एक लेखाकार की लागत भी होती है।

इसीलिए सरकार ने एसबीआर (स्टैंडर्ड बिजनेस रिपोर्ट) की शुरुआत की, जो वित्तीय जानकारी बनाने और जमा करने की एक मानकीकृत इलेक्ट्रॉनिक विधि है, जो डेटा की एक साझा सूची (डच टैक्सोनॉमी) पर आधारित है।

एसबीआर द्वारा डेटा को मानकीकृत किए जाने के कारण, यह न केवल किसी कंपनी और चैंबर ऑफ कॉमर्स के बीच डेटा के आदान-प्रदान को सरल बनाता है, बल्कि अन्य पक्षों के साथ भी उसी डेटा का आदान-प्रदान आसान बनाता है। छोटे उद्यम वित्तीय वर्ष 2016 से एसबीआर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से डेटा दाखिल कर सकते थे, और मध्यम आकार और बड़े उद्यम वित्तीय वर्ष 2017 से इस प्रक्रिया का अनुसरण करने लगे।

यह नियम किन संस्थाओं पर लागू होता है और कब?

यह दायित्व कंपनी के आकार के आधार पर चरणबद्ध तरीके से लागू किया गया था। छोटी संस्थाओं को वित्तीय वर्ष 2016 से एसबीआर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से खाते दाखिल करने थे। एक विकल्प के रूप में, जो छोटी संस्थाएं अपने खाते स्वयं तैयार और दाखिल करती हैं, वे एसबीआर-संगत सॉफ़्टवेयर खरीदने के बजाय एक निःशुल्क ऑनलाइन सेवा का उपयोग कर सकती हैं।

मध्यम आकार की संस्थाओं को वित्तीय वर्ष 2017 से एसबीआर के माध्यम से फाइलिंग करनी अनिवार्य थी। एक अस्थायी वैकल्पिक ऑनलाइन सेवा ने उन्हें एक्सबीआरएल प्रारूप में खाते तैयार करने और उन्हें डिजिपोर्ट पोर्टल के माध्यम से जमा करने की सुविधा दी, इसलिए उन्हें तुरंत एसबीआर-संगत सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता नहीं थी।

वह संक्रमणकालीन मार्ग हमेशा से ही अस्थायी होने के लिए था, और तब से बड़ी संस्थाओं को भी उसी व्यवस्था के अंतर्गत लाया गया है: 1 जनवरी 2026 से, बड़ी कंपनियों सहित प्रत्येक कानूनी इकाई के लिए एसबीआर फाइलिंग अनिवार्य है।

क्या कोई अपवाद हैं?

जी हां, दो। इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग नियम उन कानूनी संस्थाओं और कंपनियों पर लागू नहीं होते हैं जिनका पंजीकृत कार्यालय नीदरलैंड के बाहर है और जिन्हें हैंडेल्सरजिस्टरबेसलुइट 2008 (वाणिज्यिक रजिस्टर संकल्प 2008) के तहत अपने वित्तीय दस्तावेजों को उस देश में प्रचलित प्रारूप में चैंबर ऑफ कॉमर्स में दाखिल करना होता है जहां वे पंजीकृत हैं।

दूसरा अपवाद वित्तीय पर्यवेक्षण अधिनियम (Wft) के अनुच्छेद 1:1 में परिभाषित जारीकर्ताओं और जारीकर्ता की उन सहायक कंपनियों पर लागू होता है जो स्वयं जारीकर्ता हैं। जारीकर्ता वह पक्ष है जो प्रतिभूतियां जारी करता है या जारी करने का इरादा रखता है।

आपको और क्या ध्यान में रखना चाहिए?

आपकी कानूनी संस्था वैधानिक आवश्यकताओं के अनुरूप खाते दाखिल करने के लिए उत्तरदायी बनी रहेगी । अन्य बातों के अलावा, खातों में संस्था की वित्तीय स्थिति का उचित मूल्यांकन करने के लिए पर्याप्त जानकारी होनी चाहिए।

हम सभी कंपनियों को सलाह देते हैं कि वे खाते दाखिल करने से पहले उनमें मौजूद आंकड़ों की सावधानीपूर्वक जांच कर लें। निर्धारित प्रारूप के अलावा किसी अन्य प्रारूप में खाते दाखिल करना आर्थिक अपराध अधिनियम (Wet op de economische delicten) के तहत अपराध है। एसबीआर के माध्यम से तैयार किए गए खातों को शेयरधारकों की बैठक में सामान्य तरीके से स्वीकार किया जा सकता है, और डच नागरिक संहिता के अनुच्छेद 2:393 के अनुसार, जहां लेखापरीक्षा आवश्यक हो, वहां वे लेखाकार द्वारा लेखापरीक्षा के अधीन रहेंगे।

इसका आपके लिए क्या मतलब है?

एसबीआर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग ने वार्षिक खातों के लिए पेपर फाइलिंग को प्रतिस्थापित कर दिया है। यह आवश्यकता 2016 और 2026 के बीच कंपनी के आकार के अनुसार चरणबद्ध तरीके से लागू की गई थी, और अब यह ऊपर दिए गए दो अपवादों में से किसी एक को छोड़कर, बड़ी कंपनियों सहित प्रत्येक कानूनी इकाई पर लागू होती है। सही और समय पर फाइलिंग की जिम्मेदारी स्वयं इकाई की होती है, और यदि फाइलिंग में देरी होती है और बाद में कंपनी दिवालिया हो जाती है, तो यह जिम्मेदारी व्यक्तिगत रूप से उसके निदेशक पर भी आ सकती है।

एक उदाहरण: एक निदेशक मान लेता है कि लेखाकार ने खाते दाखिल कर दिए हैं और बारह महीने की समय सीमा बीत जाने के एक साल बाद ही वाणिज्य मंडल के रिकॉर्ड की जाँच करता है। यदि कंपनी को कुछ समय बाद वित्तीय संकट का सामना करना पड़ता है, तो इस देरी से दाखिल किए गए खाते को देयता दावे में निदेशक के विरुद्ध व्यक्तिगत रूप से इस्तेमाल किया जा सकता है, भले ही कागज़ पर समय सीमा चूकने वाली कंपनी स्वयं हो, न कि निदेशक। केवल अपने लेखाकार के वचन पर भरोसा करने के बजाय, दाखिल करने की पुष्टि की अपनी प्रति रखना इस स्थिति से बचने का एक तरीका है।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

क्या एकल स्वामित्व वाली कंपनियों को वार्षिक खाते दाखिल करने होते हैं?

नहीं। खाताधारक संघ या गैर-सरकारी संगठन जैसी कानूनी संस्थाओं पर खाताधारक का नाम दर्ज करने का दायित्व लागू होता है; एकल स्वामित्व वाली कंपनी (eenmanszaak) को वाणिज्यिक रजिस्टर में वार्षिक खाते दाखिल करने की आवश्यकता नहीं होती है।

यदि मैं खाते देर से जमा करता हूँ तो क्या होगा?

देर से फाइल करना अपने आप में एक आर्थिक अपराध है, और यह कंपनी के बाद में दिवालिया होने की स्थिति में भी आपकी स्थिति को प्रभावित करता है: इससे यह धारणा बनती है कि कुप्रबंधन के कारण दिवालियापन हुआ, जिसका खंडन करना नए सिरे से शुरुआत करने की तुलना में कहीं अधिक कठिन है।

क्या मैं अभी भी कागज़ पर आवेदन कर सकता हूँ?

नहीं, सामान्य नियम के तौर पर नहीं। ऊपर वर्णित दो अपवादों को छोड़कर, एसबीआर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग अब बड़ी कंपनियों सहित प्रत्येक कानूनी इकाई के लिए मानक प्रक्रिया है।

सारांश में

• गोद लेने के आठ दिनों के भीतर और वित्तीय वर्ष की समाप्ति के बारह महीने बाद तक अपने वार्षिक खाते दाखिल करें।
• फाइलिंग एसबीआर के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक रूप से की जानी चाहिए; 1 जनवरी 2026 से, यह बड़े कंपनियों सहित प्रत्येक कानूनी इकाई पर लागू होता है।
• वे विदेशी संस्थाएं जो पहले से ही अपने गृह देश में खाते प्रकाशित करती हैं, और डब्ल्यूएफटी के तहत कुछ जारीकर्ता, छूट के दायरे में आते हैं।
• फाइलिंग में देरी को अनुचित प्रबंधन माना जा सकता है और यदि कंपनी बाद में दिवालिया हो जाती है तो निदेशकों को व्यक्तिगत दायित्व का सामना करना पड़ सकता है।
• फाइल करने से पहले अपने आंकड़ों की सावधानीपूर्वक जांच करें: संस्था और उसके निदेशक, उनकी सटीकता के लिए जिम्मेदार बने रहते हैं।

क्या आप अपनी स्थिति को लेकर असमंजस में हैं? हमें अपनी स्थिति के बारे में बताएं। हम आपको एक कार्यदिवस के भीतर आपके विकल्पों के बारे में बता देंगे।

कैसे Law & More हम इस मामले में आपकी मदद कर सकते हैं, इसके बारे में हमारी वेबसाइट पर विस्तार से बताया गया है। कॉर्पोरेट वकील इस पृष्ठ पर ज़ूम कई वीडियो ट्यूटोरियल और अन्य साहायक साधन प्रदान करता है।