नियोक्ता को अपने कर्मचारियों का रिकॉर्ड रखना अनिवार्य है, और साथ ही वह केवल रोजगार संबंध के लिए आवश्यक व्यक्तिगत डेटा को ही संसाधित कर सकता है। ये दोनों दायित्व कार्मिक फ़ाइल में मिलते हैं, और व्यावहारिक प्रश्न हमेशा एक ही रहता है: इसमें क्या शामिल किया जा सकता है, क्या नहीं, और यह कितने समय तक वहां रह सकता है।
क्या रखा जा सकता है
रोजगार अनुबंध के निष्पादन और वैधानिक दायित्वों के अनुपालन के लिए आवश्यक डेटा: नाम और पता विवरण, जन्म तिथि, नागरिक सेवा संख्या, रोजगार की शुरुआत में सत्यापित पहचान पत्र की प्रति, अनुबंध और उसके संशोधन, वेतन और भुगतान संबंधी डेटा, मूल्यांकन और प्रदर्शन संबंधी पत्राचार, प्रशिक्षण रिकॉर्ड, अनुपस्थिति की तिथियां, और चेतावनियों या अनुशासनात्मक मामलों से संबंधित रिकॉर्ड।
नागरिक सेवा क्रमांक और पहचान पत्र की प्रति फाइल में इसलिए रखी जाती है क्योंकि कर एवं सामाजिक सुरक्षा कानून के तहत इनकी आवश्यकता होती है; यही आवश्यकता इन्हें वैध बनाती है। किसी अन्य उद्देश्य से पहचान पत्र की प्रति मांगना अनुमत नहीं है।
क्या नहीं रखा जा सकता है
स्वास्थ्य संबंधी आंकड़े ही सबसे बड़ा जाल हैं। जब कोई कर्मचारी बीमार होने की सूचना देता है, तो नियोक्ता कर्मचारी की अनुपस्थिति, अनुपस्थिति की संभावित तिथि और अनुमानित अवधि, साथ ही कर्मचारी द्वारा कार्यस्थल पर किए जा सकने वाले और न किए जा सकने वाले कार्यों और आवश्यक समायोजनों का रिकॉर्ड रख सकता है। नियोक्ता बीमारी की प्रकृति, निदान, उपचार या दवा के बारे में जानकारी दर्ज नहीं कर सकता, भले ही कर्मचारी स्वयं इसकी जानकारी दे। यह जानकारी कंपनी के डॉक्टर के पास होती है, जिसकी फाइल अलग होती है और जिस तक नियोक्ता की कोई पहुंच नहीं होती।
धर्म, राजनीतिक राय, ट्रेड यूनियन सदस्यता, जातीय मूल और यौन अभिविन्यास से संबंधित डेटा भी इसी प्रकार अनुपयुक्त है, जब तक कि कोई विशिष्ट वैधानिक अपवाद लागू न हो; कर्मचारी के निजी जीवन के बारे में ऐसी टिप्पणियाँ जिनका कार्य से कोई संबंध नहीं है; और प्रबंधकों द्वारा दर्ज की गई असंरचित व्यक्तिगत धारणाएँ, जिन्हें देखने का कर्मचारियों को अधिकार है और जो किसी विवाद की स्थिति में लिखित रूप से प्राप्त धारणाओं से बिल्कुल भिन्न अर्थ रखती हैं।
डेटा को कितने समय तक सुरक्षित रखा जा सकता है?
GDPR में कोई निश्चित समयावधि निर्धारित नहीं है; नियम यह है कि डेटा को आवश्यकता से अधिक समय तक नहीं रखा जा सकता। व्यवहार में दो नियम लागू होते हैं: अधिकांश कर्मचारी डेटा रोजगार समाप्त होने के लगभग दो वर्षों के भीतर हटा दिया जाता है, जबकि कर उद्देश्यों के लिए आवश्यक डेटा – वेतन रिकॉर्ड, पहचान पत्र की प्रति, वेतन कर विवरण – सात वर्षों तक रखा जाता है, क्योंकि कर प्राधिकरण को इसकी आवश्यकता होती है।
जिन उम्मीदवारों को नौकरी नहीं मिलती, उनके आवेदन आमतौर पर चार सप्ताह के भीतर नष्ट कर दिए जाते हैं, या उम्मीदवार की सहमति से एक वर्ष तक रखे जा सकते हैं। प्रत्येक श्रेणी के लिए इन अवधियों को निर्धारित करने वाली और वास्तव में लागू की जाने वाली एक संरक्षण अनुसूची ही अनुपालन को एक आकांक्षा से प्रमाण में बदल देती है।
कर्मचारी के अधिकार
कर्मचारियों को अपनी फाइल देखने, गलत जानकारी को सुधारने और कुछ निश्चित परिस्थितियों में जानकारी को मिटाने का अधिकार है। जानकारी प्राप्त करने का अनुरोध एक अधिकार है, कोई शत्रुतापूर्ण कार्रवाई नहीं, और इसका जवाब एक महीने के भीतर दिया जाना चाहिए। व्यवहार में, ये अनुरोध अक्सर किसी विवाद की शुरुआत में ही आते हैं, इसलिए ऐसी फाइलों को सुरक्षित रखना उचित है जिन्हें बिना किसी शर्मिंदगी के दिखाया जा सके।
व्यावहारिक चेकलिस्ट
प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक निर्धारित संरचना वाली अलग फाइल रखें, ताकि यह स्पष्ट हो कि उसमें क्या है। केवल उन्हीं लोगों को इसकी पहुँच दें जिन्हें इसकी आवश्यकता है, और यह रिकॉर्ड रखें कि किसे पहुँच प्राप्त है। बीमारी संबंधी डेटा कंपनी के डॉक्टर के पास रखें और इसे कार्मिक फाइल में शामिल न करें। डेटा को सुरक्षित रखने की अवधि हर साल एक निश्चित तिथि पर लागू करें, न कि प्रत्येक मामले के अनुसार। और इन सभी को प्रोसेसिंग रजिस्टर में दर्ज करें, जो कि पर्यवेक्षी प्राधिकरण द्वारा माँगा जाने वाला पहला दस्तावेज़ होगा।
सलाह
हम कार्मिक फ़ाइल प्रक्रियाओं की समीक्षा करते हैं, कर्मचारियों के लिए प्रतिधारण अनुसूचियाँ और गोपनीयता विवरण तैयार करते हैं, और विवाद के बीच पहुँच अनुरोध प्राप्त होने पर सलाह देते हैं। कृपया संपर्क करें। Law & Moreहमारे रोजगार और गोपनीयता संबंधी वकील इन सवालों पर मिलकर काम करते हैं।
