डच व्यापार रजिस्टर: केवीके पंजीकरण कैसे काम करता है

संक्षेप में: नीदरलैंड्स में लगभग हर व्यवसाय को डच व्यापार रजिस्टर (हैंडल्सरजिस्टर) में पंजीकृत कराना अनिवार्य है, जिसका रखरखाव नीदरलैंड्स चैंबर ऑफ कॉमर्स (कैमर वैन कूपहैंडल, केवीके) द्वारा किया जाता है। पंजीकरण व्यवसाय शुरू करने से कम से कम एक सप्ताह पहले और कम से कम एक सप्ताह बाद तक कराया जा सकता है; एक बीवी या एनवी का पंजीकरण उस सिविल-लॉ नोटरी द्वारा किया जाता है जो इसे निगमित करता है।

पंजीकरण से आपके व्यवसाय को एक KvK नंबर मिलता है, जिसका उपयोग आप इनवॉइस, अनुबंध और अपनी वेबसाइट पर करते हैं। रजिस्टर में आपकी पहचान, आपके व्यवसाय और आपकी ओर से हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों का रिकॉर्ड होता है, और इस जानकारी का अधिकांश भाग सार्वजनिक होता है। रजिस्टर में दर्ज जानकारी पर निर्भर व्यवसाय कानून द्वारा संरक्षित होते हैं, इसलिए अपनी प्रविष्टि को सटीक रखना महत्वपूर्ण है।

डच व्यापार रजिस्टर में किसे पंजीकरण कराना आवश्यक है?

नीदरलैंड्स में संचालित प्रत्येक व्यवसाय का पंजीकरण अनिवार्य है, और यही बात प्रत्येक डच कानूनी संस्था पर भी लागू होती है। इसके नियम व्यापार पंजीकरण अधिनियम 2007 (Handelsregisterwet 2007) और व्यापार पंजीकरण अध्यादेश 2008 (Handelsregisterbesluit 2008) में उल्लिखित हैं।

यह नियम एकल स्वामित्व वाली कंपनियों (eenmanszaak), सामान्य साझेदारी (vennootschap onder firma, VOF), सीमित साझेदारी (commanditaire vennootschap, CV) और पेशेवर साझेदारी (maatschap) जैसी साझेदारियों पर लागू होता है। यह निजी लिमिटेड कंपनी (besloten vennootschap, BV), सार्वजनिक लिमिटेड कंपनी (naamloze vennootschap, NV), फाउंडेशन, पूर्ण कानूनी क्षमता वाले संघों और सहकारी समितियों जैसी कानूनी संस्थाओं पर भी लागू होता है। नीदरलैंड में शाखा रखने वाली विदेशी कंपनी को भी उस शाखा का पंजीकरण कराना होगा।

आप व्यवसाय चलाते हैं या नहीं, यह एक तथ्यात्मक प्रश्न है। KvK इस बात पर ध्यान देता है कि क्या आप लाभ कमाने के उद्देश्य से स्वतंत्र रूप से सामान या सेवाएं प्रदान करते हैं, और क्या यह काम सिर्फ एक शौक से कहीं अधिक व्यापक स्तर पर होता है। एक फ्रीलांसर (ज़ेडपीयर) जो कई ग्राहकों के लिए काम करता है और बिल भेजता है, उसे लगभग हमेशा पंजीकरण कराना होगा। वहीं, जो व्यक्ति कभी-कभार अपने निजी संग्रह से कुछ वस्तुएं बेचता है, उसे आमतौर पर पंजीकरण कराने की आवश्यकता नहीं होती है।

समय रहते पंजीकरण न कराना आर्थिक अपराध अधिनियम (Wet op de economische delicten) के तहत एक आर्थिक अपराध है। व्यवहार में, सबसे बड़ी समस्या यह है कि बैंक, ग्राहक और कर एवं सीमा शुल्क प्रशासन (Belastingdienst) अपंजीकृत व्यवसाय के साथ लेन-देन नहीं करेंगे।

आप कब और कैसे पंजीकरण करेंगे?

आप अपने व्यवसाय के शुरू होने से एक सप्ताह पहले से लेकर शुरू होने के एक सप्ताह बाद तक पंजीकरण करा सकते हैं। पंजीकरण का तरीका व्यवसाय के कानूनी स्वरूप पर निर्भर करता है: एकल स्वामित्व या साझेदारी कंपनी KvK में पंजीकरण कराती है, जबकि BV या NV का पंजीकरण सिविल-कानून नोटरी द्वारा किया जाता है।

एकल स्वामित्व या साझेदारी का पंजीकरण

एकल स्वामित्व, वीओएफ, सीवी या मात्स्चैप के लिए, सबसे पहले आपको केवीके वेबसाइट पर ऑनलाइन पंजीकरण फॉर्म भरना होगा। इसके बाद, आपको केवीके कार्यालय में अपॉइंटमेंट लेना होगा और पहचान के वैध प्रमाण के साथ व्यक्तिगत रूप से वहां जाना होगा। अधिकांश मामलों में, अपॉइंटमेंट के बिना आपका पंजीकरण पूरा नहीं हो सकता; केवीके केवल कुछ पंजीकरणों को ही पूरी तरह से ऑनलाइन संभालता है। अपॉइंटमेंट के दौरान, केवीके अधिकारी आपके विवरण की जांच करते हैं और व्यवसाय को रजिस्टर में दर्ज करते हैं। आपको तुरंत अपना केवीके नंबर मिल जाता है।

अपने व्यवसाय की गतिविधियों का विवरण देते समय, एक व्यापारिक नाम (हैंडल्सनाम) चुनें और अपना व्यावसायिक पता दें। रजिस्टर में पहले से ही जांच लें कि क्या आपके क्षेत्र और सेक्टर में इसी तरह का कोई नाम पहले से उपयोग में है। व्यापारिक नाम अधिनियम (हैंडल्सनामवेट) के तहत, आप ऐसा व्यापारिक नाम इस्तेमाल नहीं कर सकते जो किसी मौजूदा नाम से इतना मिलता-जुलता हो कि जनता भ्रमित हो जाए। केवीके में पंजीकरण का यह अर्थ नहीं है कि केवीके ने उस उद्देश्य के लिए आपके नाम को मंजूरी दे दी है।

एक वीओएफ (वर्चुअल पार्टनरशिप) में, सभी साझेदार एक साथ पंजीकरण कराते हैं, और डच वाणिज्यिक संहिता (वेटबोएक वैन कूपहैंडेल) के अनुच्छेद 18 के तहत प्रत्येक साझेदार साझेदारी के ऋणों के लिए संयुक्त रूप से और व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी होता है। डच जनरल पार्टनरशिप छोड़ने पर हमारा लेख बताता है कि जब कोई साझेदार साझेदारी से बाहर निकलना चाहता है तो इसका क्या अर्थ होता है।

नोटरी के माध्यम से बीवी या एनवी का पंजीकरण कराना

एक बीवी या एनवी का गठन नोटरी द्वारा प्रमाणित निगमन विलेख के माध्यम से होता है। विलेख निष्पादित करने वाला सिविल-कानून नोटरी (नोटारिस) आमतौर पर केवीके में पंजीकरण का कार्य भी करता है। कंपनी के लिए अलग से केवीके में नियुक्ति की आवश्यकता नहीं होती है।

निदेशकों के लिए पंजीकरण मात्र औपचारिकता नहीं है। डच नागरिक संहिता (बर्गरलिज्क वेटबोएक, बीडब्ल्यू) के अनुच्छेद 2:180(2) के तहत, एक बीवी का प्रत्येक निदेशक, कंपनी के साथ मिलकर, कंपनी को बाध्य करने वाले कानूनी कार्यों के लिए संयुक्त रूप से और व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी होता है, जो कंपनी के पंजीकरण से पूर्व की अवधि में किए गए हों। अनुच्छेद 2:69 बीडब्ल्यू में गैर-वाणिज्यिक कंपनी (एनवी) के लिए भी ऐसा ही नियम है। सर्वोच्च न्यायालय ने स्वीकार किया है कि यह दायित्व केवल असाधारण मामलों में ही सीमित किया जा सकता है। सबसे सुरक्षित तरीका यह है कि कंपनी के पंजीकृत होने तक बड़े अनुबंधों को रोक दिया जाए। डच बीवी के निदेशक कब व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी होते हैं , इसके बारे में अधिक पढ़ें।

यदि आप नीदरलैंड में नहीं रहते हैं

एकल स्वामित्व या निदेशक के रूप में पंजीकरण करने के लिए, आपको नागरिक सेवा संख्या (बर्गरसर्विसनुमर, बीएसएन) की आवश्यकता होती है। यदि आप नीदरलैंड में रहते हैं, तो नगरपालिका में पंजीकरण कराते समय आपको यह संख्या प्राप्त हो जाती है। यदि आप विदेश में रहते हैं या चार महीने से कम समय के लिए प्रवास करते हैं, तो आप अनिवासी रिकॉर्ड डेटाबेस (रजिस्ट्राटी नीट-इंगेज़ेटेनन, आरएनआई) में पंजीकृत होकर बीएसएन प्राप्त कर सकते हैं।

यदि आप विदेश में रहते हैं, तो KvK आपसे आपके निवास देश के जनसंख्या रजिस्टर से एक मूल दस्तावेज़ लाने के लिए कहता है जिसमें आपका पता दर्शाया गया हो। यदि आप यूरोपीय संघ से बाहर रहते हैं, तो आपकी नियुक्ति से पहले उस दस्तावेज़ को कानूनी रूप से प्रमाणित करवाना भी आवश्यक है।

KvK में पंजीकरण कराने से आपको नीदरलैंड्स में रहने या काम करने का अधिकार नहीं मिल जाता। यूरोपीय संघ, पूर्वी यूरोपीय संघ और स्विट्जरलैंड के नागरिकों को निवास परमिट की आवश्यकता नहीं होती और वे यहां स्वतंत्र रूप से काम कर सकते हैं, यहां तक ​​कि स्वरोजगार उद्यमी के रूप में भी। अन्य देशों के नागरिकों को आमतौर पर आव्रजन और नागरिकता सेवा (IND) से स्वरोजगार व्यक्तियों के लिए निवास परमिट (verblijfsvergunning zelfstandige) की आवश्यकता होती है । नीदरलैंड्स एंटरप्राइज एजेंसी (RVO) आपके आवेदन का मूल्यांकन व्यक्तिगत अनुभव, आपकी व्यावसायिक योजना और नीदरलैंड्स के लिए आपके द्वारा जोड़े गए मूल्य के आधार पर करती है। KvK में पंजीकरण कराना अनिवार्य शर्तों में से एक है। संयुक्त राज्य अमेरिका और जापान के नागरिक अलग-अलग शर्तों वाली विशेष व्यापार संधियों का लाभ उठा सकते हैं।

अनिवासी उद्यमियों को बैंकों से अधिक प्रश्नों की अपेक्षा करनी चाहिए, क्योंकि बैंक मनी लॉन्ड्रिंग और आतंकवाद वित्तपोषण विरोधी अधिनियम (Wwft) के तहत सख्त ग्राहक सुरक्षा नियमों का पालन करते हैं। विदेशी शेयरधारकों के साथ डच बीवी स्थापित करने संबंधी हमारी मार्गदर्शिका में इस विषय पर अधिक विस्तार से चर्चा की गई है।

इस रजिस्टर में कौन सी जानकारी दर्ज है, और कौन सी जानकारी सार्वजनिक है?

इस रजिस्टर में व्यवसाय की पहचान, उसका कानूनी स्वरूप, उसका पता और गतिविधियाँ, तथा उसे चलाने और उसका प्रतिनिधित्व करने वाले व्यक्तियों का विवरण दर्ज होता है। इनमें से अधिकांश जानकारी सार्वजनिक होती है, लेकिन पंजीकृत व्यक्तियों के घर के पते गोपनीय रखे जाते हैं।

प्रत्येक व्यवसाय के लिए रजिस्टर में अन्य बातों के अलावा, निम्नलिखित विवरण भी दर्ज होते हैं:

• केवीके संख्या, जिसमें आठ अंक होते हैं, और प्रत्येक प्रतिष्ठान के लिए एक अलग बारह अंकों की शाखा संख्या (वेस्टिगिंग्सनुमर); कानूनी संस्थाओं के पास एक आरएसआईएन भी होता है, जिसका उपयोग बेलास्टिंगडिएंस्ट करता है;
• व्यापारिक नाम, कानूनी स्वरूप और प्रारंभ तिथि;
• व्यवसाय का पता और, यदि भिन्न हो, तो डाक का पता;
• गतिविधियों का विवरण और उनसे मेल खाने वाले एसबीआई कोड;
• कर्मचारियों की संख्या;
• निदेशकों, साझेदारों और अन्य अधिकारियों, और उनके किसी भी अधिकृत प्रतिनिधि (प्रोक्यूरेटिहोल्डर्स), जिनमें उनके अधिकार की सीमाएं भी शामिल हैं।

1 जनवरी 2022 से, रजिस्टर में दर्ज व्यक्तियों, जैसे कि निदेशकों, के घर के पते सार्वजनिक रूप से दिखाई नहीं देते हैं। घर से काम करने वाले एकल स्वामित्व वाले व्यवसाय के लिए, घर का पता ही व्यवसाय का पता होता है और इसलिए यह सार्वजनिक होता है। एकल स्वामित्व वाला व्यवसाय कुछ मामलों में इसे छिपा सकता है, उदाहरण के लिए एक अलग डाक पते का उपयोग करके या कोई ठोस खतरा दिखाकर।

सार्वजनिक पंजीकरण का दुरुपयोग भी हो सकता है। व्यवसायों को अक्सर ऐसे पत्र या ईमेल प्राप्त होते हैं जो आधिकारिक KvK इनवॉइस जैसे दिखते हैं, लेकिन ये निजी कंपनियों द्वारा किसी व्यावसायिक निर्देशिका में सूचीबद्ध होने का प्रस्ताव देते हैं। KvK निर्देशिका में प्रविष्टि के लिए भुगतान अनुरोध नहीं भेजता है, इसलिए भुगतान करने से पहले प्रेषक की जाँच कर लें। आप KvK से एक गैर-मेलिंग संकेतक दर्ज करने का अनुरोध भी कर सकते हैं, जो यह दर्शाता है कि आप अपने पंजीकृत विवरणों के आधार पर डाक या घर-घर जाकर अवांछित प्रत्यक्ष विपणन संदेश प्राप्त नहीं करना चाहते हैं।

कानूनी दृष्टि से पंजीकरण क्यों महत्वपूर्ण है?

तीसरे पक्ष रजिस्टर में दर्ज जानकारी पर भरोसा कर सकते हैं। यदि कोई व्यवसाय किसी ऐसे तथ्य को दर्ज नहीं कराता है जिसे दर्ज कराया जाना चाहिए था, तो वह आम तौर पर उस तथ्य के आधार पर किसी ऐसे व्यक्ति को दोषी नहीं ठहरा सकता जिसे इसकी जानकारी नहीं थी।

यह रजिस्टर का सार्वजनिक प्रभाव है, जैसा कि व्यापार रजिस्टर अधिनियम 2007 के अनुच्छेद 25 और 26 में निर्धारित है। मान लीजिए कि किसी निदेशक को बर्खास्त कर दिया गया है, लेकिन इस परिवर्तन की सूचना केवीके को नहीं दी गई है। रजिस्टर पर भरोसा करते हुए, उस पूर्व निदेशक के साथ अनुबंध करने वाला आपूर्तिकर्ता सैद्धांतिक रूप से कंपनी को उस अनुबंध का पालन करने के लिए बाध्य कर सकता है। यही बात अधिकृत प्रतिनिधि के अधिकार की सीमाओं पर भी लागू होती है। यदि वे सीमाएं पंजीकृत नहीं हैं, तो कंपनी आम तौर पर उन सीमाओं का उपयोग ऐसे प्रतिपक्ष के विरुद्ध नहीं कर सकती है जो उनसे अनभिज्ञ था।

पंजीकरण से यह भी निर्धारित होता है कि आपको बाहरी दुनिया को क्या दिखाना होगा। व्यापार पंजीकरण अध्यादेश 2008 के तहत, आपके पत्रों, ऑर्डर पुष्टिकरणों और चालानों पर आपका केवीके नंबर अंकित होना अनिवार्य है। यदि आप ऑनलाइन बिक्री करते हैं, तो अनुच्छेद 3:15डी बीडब्ल्यू के अनुसार आपकी वेबसाइट पर आपका व्यापार पंजीकरण नंबर भी प्रदर्शित होना चाहिए। एक बीवी या एनवी को अपना पूरा नाम, कानूनी स्वरूप और पंजीकृत कार्यालय भी बताना आवश्यक है।

आपके प्रतिपक्षों के लिए, रजिस्टर यह जांचने का पहला स्थान है कि वे किसके साथ लेन-देन कर रहे हैं। किसी प्रविष्टि से यह सिद्ध नहीं होता कि व्यवसाय आर्थिक रूप से सक्षम या विश्वसनीय है। यह केवल यह दर्शाता है कि व्यवसाय अस्तित्व में है, कहाँ स्थापित है और कौन इसके लिए हस्ताक्षर कर सकता है।

आप रजिस्टर में किसी व्यावसायिक भागीदार की जांच कैसे करते हैं?

KvK वेबसाइट पर नाम, KvK नंबर या पते के आधार पर रजिस्टर खोजें। बुनियादी जानकारी निःशुल्क है; कानूनी या वित्तीय महत्व की किसी भी जानकारी के लिए, आधिकारिक विवरण (uittreksel) मंगवाएँ।

निःशुल्क खोज में नाम, केवीके नंबर, पता और गतिविधियाँ दिखाई देती हैं। यह पुष्टि करने के लिए पर्याप्त है कि कोई व्यवसाय मौजूद है और उसका विवरण आपके सामने मौजूद चालान या अनुबंध से मेल खाता है। हालांकि, इसमें सब कुछ नहीं दिखाया जाता। सशुल्क खोज में अधिकारियों और उनके अधिकार की सूची होती है, और यह भी पता चलता है कि कंपनी को दिवालिया घोषित किया गया है या उसे भुगतान में छूट दी गई है। बैंक, नोटरी और अदालतें इसी दस्तावेज़ की मांग करती हैं, और किसी महत्वपूर्ण अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले यह एक विश्वसनीय प्रमाण होता है।

व्यवहार में, एक त्वरित जाँच से महँगी गलतियों से बचा जा सकता है। एक खरीदार जो किसी बड़े आपूर्ति समझौते पर हस्ताक्षर करने वाला है, वह देख सकता है कि सामने बैठा व्यक्ति निदेशक या अधिकृत प्रतिनिधि के रूप में पंजीकृत है या नहीं, और क्या उस अधिकार पर कोई सीमाएँ हैं। यदि व्यक्ति का नाम सूची में नहीं है, तो हस्ताक्षर करने से पहले लिखित पावर ऑफ अटॉर्नी मांग लें। किसी बड़े लेन-देन में उचित जाँच-पड़ताल के लिए, रजिस्टर केवल एक प्रारंभिक बिंदु है। KVK में दर्ज वार्षिक खाते, दिवालियापन के रिकॉर्ड और अदालती फैसले पूरी जानकारी प्रदान करते हैं।

कानूनी संस्थाओं को अपने अंतिम लाभकारी मालिकों (UBOs) को UBO रजिस्टर में पंजीकृत कराना अनिवार्य है, जिसका रखरखाव KvK करता है। यूरोपीय संघ के न्याय न्यायालय के 22 नवंबर 2022 के फैसले के बाद, यह रजिस्टर आम जनता के लिए खुला नहीं है; इसकी पहुंच केवल अधिकारियों और वैध हित रखने वाले पक्षों तक सीमित है, जैसे कि Wwft के अधीन संस्थाएं। हमारी UBO रजिस्टर गाइड बताती है कि किसे पंजीकरण कराना है और कैसे।

आपको कौन सा एसबीआई कोड चुनना चाहिए?

एसबीआई कोड (स्टैंडर्ड बेड्रिफसिंडेलिंग) एक सांख्यिकीय कोड है जो आपके व्यावसायिक गतिविधियों का वर्णन करता है। केवीके इसे आपके विवरण के आधार पर आवंटित करता है, जिसमें एक मुख्य गतिविधि और, जहां लागू हो, एक या अधिक माध्यमिक गतिविधियां शामिल होती हैं।

आपका मुख्य कार्य वह होना चाहिए जिससे आपको सबसे अधिक आय प्राप्त होती हो। एक सॉफ्टवेयर डेवलपर जो ग्राफिक डिजाइन का काम भी करता है, वह सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट को मुख्य कार्य और डिजाइन को द्वितीयक कार्य के रूप में सूचीबद्ध करेगा। पंजीकरण फॉर्म में अपने कार्यों का स्पष्ट विवरण दें, क्योंकि KvK आपके द्वारा लिखे गए कोड से ही कोड प्राप्त करता है।

एसबीआई कोड एक वर्गीकरण है, लाइसेंस नहीं। यह अपने आप में यह तय नहीं करता कि कौन सा सामूहिक श्रम समझौता (सीएओ) लागू होता है, क्या आपको अनिवार्य उद्योग पेंशन कोष में शामिल होना होगा, या आपको किन परमिटों की आवश्यकता है। ये प्रश्न आपके द्वारा वास्तव में किए जाने वाले कार्यों पर निर्भर करते हैं। हालांकि, संगठन इस कोड को प्रारंभिक बिंदु के रूप में उपयोग करते हैं। पेंशन कोष, बीमाकर्ता, सब्सिडी प्रदाता और सांख्यिकी एजेंसियां ​​इसे पहले देख सकती हैं। इसलिए, एक गलत कोड से प्रश्न या देरी हो सकती है, और आपको अपने कार्यों में परिवर्तन होने पर इसे ठीक करना चाहिए।

आपके व्यवसाय के लिए कौन सा कानूनी स्वरूप उपयुक्त है?

कानूनी स्वरूप यह निर्धारित करता है कि व्यवसाय के ऋणों के लिए कौन उत्तरदायी है, उस पर कर कैसे लगाया जाता है और कौन-कौन सी औपचारिकताएं लागू होती हैं। अधिकांश छोटे व्यवसाय एकल स्वामित्व के रूप में शुरू होते हैं; अधिकांश व्यवसाय जो देयता को सीमित करना चाहते हैं या निवेशकों को शामिल करना चाहते हैं, वे बीवी (बैचलर ऑफ वेंचर) का विकल्प चुनते हैं।

एकल स्वामित्व वाली कंपनी स्थापित करना सरल और सस्ता है, लेकिन इसमें सभी व्यावसायिक ऋणों के लिए आप व्यक्तिगत रूप से अपनी निजी संपत्ति से उत्तरदायी होते हैं। यही असीमित दायित्व वीओएफ (स्वायत्त स्वामित्व वाली कंपनी) के साझेदारों पर भी लागू होता है। बीवी (बहुमूल्य उद्यम) एक अलग कानूनी इकाई है। इसके शेयरधारक सिद्धांत रूप में अपने योगदान से अधिक ऋणों के लिए उत्तरदायी नहीं होते हैं। निदेशक कुछ विशिष्ट परिस्थितियों में व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी हो सकते हैं, उदाहरण के लिए गंभीर कुप्रबंधन के बाद या अनुचित प्रबंधन के कारण दिवालियापन की स्थिति में।

1 अक्टूबर 2012 से, शेयरधारक उद्यम (बीवी) के लिए न्यूनतम पूंजी की कोई आवश्यकता नहीं है। कंपनी के पास कम से कम एक ऐसा शेयर होना चाहिए जिस पर मतदान का अधिकार हो और जो कंपनी के अलावा किसी अन्य व्यक्ति के पास हो। शेयर का अंकित मूल्य बहुत कम हो सकता है, जैसे कि एक सेंट। कम पूंजी होना गैरकानूनी नहीं है, लेकिन इससे निदेशकों को कोई सुरक्षा भी नहीं मिलती। अनुच्छेद 2:216 बीडब्ल्यू के तहत, निदेशक शेयरधारकों को वितरण को तभी मंजूरी दे सकते हैं जब कंपनी बाद में अपने ऋणों का भुगतान करने में सक्षम हो। यदि वे ऐसे वितरण को मंजूरी देते हैं जिससे भुगतान करना असंभव हो जाता है, तो वे उत्तरदायी हो सकते हैं।

ब्रिटिश वेंचर कैपिटल (बीवी) के अनुच्छेद 2:67 के तहत न्यूनतम 45,000 यूरो की जारी पूंजी आवश्यक है। इसके शेयर स्टॉक एक्सचेंज में सूचीबद्ध किए जा सकते हैं। एनवी का उपयोग मुख्य रूप से बड़ी कंपनियों और सूचीबद्ध समूहों द्वारा किया जाता है। लगभग हर स्टार्टअप, स्केल-अप या पारिवारिक व्यवसाय के लिए, बीवी आवश्यक सुरक्षा और लचीलापन प्रदान करता है। हमारे कॉर्पोरेट वकील संरचना चुनने और एसोसिएशन के नियमों का मसौदा तैयार करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। इस विकल्प के कर संबंधी परिणामों पर कर सलाहकार से चर्चा अवश्य करें।

पंजीकरण के बाद आपको क्या व्यवस्था करनी चाहिए?

पंजीकरण के बाद, KvK आपकी जानकारी Belastingdienst को भेज देता है, इसलिए अधिकतर मामलों में आपको अलग से कर पंजीकरण कराने की आवश्यकता नहीं होती है। इसके बाद आप अपने कर नंबर, एक व्यावसायिक बैंक खाता और अपना प्रशासनिक कार्य व्यवस्थित करते हैं।

यदि कर विभाग आपको वैट के लिए उद्यमी मानता है, तो आपको डाक द्वारा दो नंबर प्राप्त होंगे। वैट पहचान संख्या (btw-identificatienummer) आपके बिलों पर अंकित होती है और इसका उपयोग अन्य यूरोपीय संघ देशों के व्यवसायों के साथ लेन-देन में किया जाता है। टर्नओवर टैक्स संख्या (omzetbelastingnummer) कर विभाग के साथ आपके व्यक्तिगत संपर्क के लिए होती है, उदाहरण के लिए जब आप वैट रिटर्न दाखिल करते हैं। अधिकांश व्यवसाय हर तिमाही में वैट रिटर्न दाखिल करते हैं। एक कॉर्पोरेट उद्यम (BV) को वार्षिक कॉर्पोरेट आयकर रिटर्न (vennootschapsbelasting) भी दाखिल करना होता है। हम कर संरचना पर सलाह नहीं देते हैं; एक लेखाकार या कर सलाहकार आपके प्रशासन और कर दाखिल करने की व्यवस्था कर सकता है।

एक व्यावसायिक उद्यम (बीवी) को शेयरधारकों और निदेशकों के निजी खातों से अलग अपना एक व्यावसायिक बैंक खाता चाहिए होता है। बैंक डब्ल्यूडब्ल्यूएफटी के तहत ग्राहकों की उचित जांच करते हैं और आमतौर पर रजिस्टर से उद्धरण, निगमन विलेख और एसोसिएशन के लेख, निदेशकों के पहचान पत्र, और यूबीओ (यूएनओ) तथा धन के स्रोत के बारे में जानकारी मांगते हैं। यदि निदेशक या शेयरधारक विदेश में रहते हैं तो प्रक्रिया में अधिक समय लग सकता है।

शुरुआत से ही एक उचित बहीखाता प्रणाली स्थापित करें। अनुच्छेद 2:10 BW के तहत, किसी भी कानूनी संस्था के बोर्ड को अपनी वित्तीय स्थिति का रिकॉर्ड रखना अनिवार्य है, और यही कर्तव्य अनुच्छेद 3:15i BW के तहत एकल स्वामित्व वाले व्यवसायों पर भी लागू होता है। आपको ये रिकॉर्ड सात वर्षों तक रखने होंगे (अनुच्छेद 2:10(3) और अनुच्छेद 3:15i(3) BW); कर नियमों के तहत, अचल संपत्ति से संबंधित डेटा दस वर्षों तक रखना आवश्यक है। दिवालियापन की स्थिति में, उचित रिकॉर्ड न रखने पर निदेशकों को व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी ठहराया जा सकता है। पहले व्यावहारिक कदमों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, नीदरलैंड्स में व्यवसाय शुरू करने के तरीके पर हमारा लेख देखें ।

यदि आप कोई विदेशी कंपनी हैं या कर्मचारियों को नियुक्त करते हैं तो क्या होगा?

नीदरलैंड में शाखा रखने वाली विदेशी कंपनी को उस शाखा को केवीके (KvK) में पंजीकृत कराना होगा। यहां कोई प्रतिष्ठान न रखने वाले विदेशी व्यवसाय को केवीके में पंजीकरण कराने की आवश्यकता नहीं है, हालांकि उस पर डच वैट (वैट) दायित्व लागू हो सकते हैं।

जब कोई विदेशी कंपनी नीदरलैंड्स में एक शाखा (नेवेनवेस्टिगिंग) खोलती है, तो रजिस्टर में उस विदेशी कंपनी, उसके मूल देश में पंजीकरण विवरण और नीदरलैंड्स में उसका प्रतिनिधित्व करने वाले व्यक्तियों का रिकॉर्ड दर्ज किया जाता है। सार्वजनिक प्रभाव के संबंध में वही नियम लागू होते हैं: डच पक्षकार शाखा के बारे में पंजीकृत जानकारी पर भरोसा कर सकते हैं। ऐसा व्यवसाय जो केवल विदेशों से डच ग्राहकों को सामान बेचता है, और जिसका यहां कोई कार्यालय या कर्मचारी नहीं है, उसे केवीके (KvK) में पंजीकरण कराने की आवश्यकता नहीं है। नीदरलैंड्स में वैट (VAT) के लिए पंजीकरण कराना अनिवार्य है या नहीं, यह एक अलग प्रश्न है जिसका उत्तर बेलास्टिंगडिएंस्ट (Belastingdienst) को देना होगा।

कर्मचारी नियुक्त करने के बाद, आपको वेतन कर (loonheffingen) के लिए Belastingdienst में नियोक्ता के रूप में पंजीकरण कराना होगा। यह एक अलग प्रक्रिया है, जिसे KvK पंजीकरण में शामिल नहीं किया जाता है। नियोक्ता के रूप में, आप बीमार कर्मचारियों के प्रति और कार्य स्थितियों अधिनियम (Arbeidsomstandighedenwet) के तहत भी दायित्वों को पूरा करते हैं। हमारे रोजगार संबंधी वकील डच कानून के अनुरूप रोजगार अनुबंध तैयार करने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

आपको किन-किन बदलावों की रिपोर्ट देनी होगी और कब?

आपको एक सप्ताह के भीतर केवीके में हुए परिवर्तनों की सूचना देनी होगी। बीवी, एनवी और अन्य कानूनी संस्थाओं को प्रत्येक वर्ष वार्षिक खाते भी दाखिल करने होंगे।

जिन परिवर्तनों की सूचना देना अनिवार्य है उनमें नया व्यावसायिक पता, गतिविधियों में परिवर्तन, नया या बदला हुआ व्यापारिक नाम, और किसी निदेशक, साझेदार या अधिकृत प्रतिनिधि की नियुक्ति या पदत्याग शामिल हैं। कई परिवर्तनों की सूचना ऑनलाइन दी जा सकती है; कुछ के लिए हस्ताक्षर सहित एक फॉर्म या नोटरी द्वारा प्रमाणित दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए कंपनी के नियमों में संशोधन। समय पर परिवर्तन की सूचना देना न केवल कानूनी कर्तव्य है, बल्कि ऊपर वर्णित सार्वजनिक प्रभाव के कारण भी आवश्यक है। पंजीकृत पूर्व निदेशक कंपनी को उन तृतीय पक्षों के प्रति बाध्य कर सकते हैं जो रजिस्टर पर भरोसा करते हैं।

एक बीवी या एनवी को वार्षिक खाते तैयार करने होते हैं। अनुच्छेद 2:210 बीडब्ल्यू के तहत, आम बैठक वित्तीय वर्ष की समाप्ति के पांच महीने के भीतर इन्हें अपनाती है, जिसे अधिकतम पांच महीने तक बढ़ाया जा सकता है। अनुच्छेद 2:394 बीडब्ल्यू के तहत, कंपनी को इन्हें अपनाने के आठ दिनों के भीतर, और किसी भी स्थिति में वित्तीय वर्ष की समाप्ति के बारह महीने के भीतर केवीके के पास दाखिल करना होता है। लघु और सूक्ष्म कंपनियां संक्षिप्त संस्करण दाखिल कर सकती हैं। दाखिल न करना एक आर्थिक अपराध है और दिवालियापन की स्थिति में, यह कानूनी रूप से माना जाता है कि निदेशकों ने अपने कर्तव्यों का ठीक से निर्वहन नहीं किया (अनुच्छेद 2:248(2) बीडब्ल्यू)। निदेशकों की जवाबदेही के बारे में अधिक पढ़ें ।

जब आप अपना व्यवसाय बंद करते हैं, तो आपको इसे पंजीकृत करवाना होगा। एक एकल स्वामित्व वाला व्यवसाय KvK के साथ पंजीकरण करवा सकता है; एक संयुक्त उद्यम (BV) भंग हो जाता है और, एक बार उसकी संपत्ति का निपटारा हो जाने के बाद, उसे रजिस्टर से हटा दिया जाता है।

क्या आप वर्चुअल ऑफिस एड्रेस पर पंजीकरण कर सकते हैं?

जी हां, लेकिन तभी जब आपसे संपर्क किया जा सके और वहां व्यापार किया जा सके। केवीके यह जांच करता है कि पता वास्तव में व्यापारिक स्थान है या नहीं और केवल डाक डिब्बे के रूप में उपयोग किए जाने वाले पते को अस्वीकार या रद्द कर सकता है।

पहले, आभासी कार्यालय पते उन कंपनियों द्वारा उपयोग किए जाते थे जिनका उस पते पर कोई वास्तविक कार्य नहीं होता था। अब, जब कोई व्यवसाय ऐसे पते पर पंजीकरण कराता है, तो केवीके (KvK) कुछ प्रश्न पूछता है। आपको हर दिन वहां उपस्थित रहना आवश्यक नहीं है, लेकिन आपको वहां काम करने में सक्षम होना चाहिए और आवश्यकता पड़ने पर वहां संपर्क किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, क्योंकि आप डेस्क या मीटिंग रूम का उपयोग कर सकते हैं। विदेश में स्थापित और नीदरलैंड में कोई वास्तविक उपस्थिति न रखने वाले व्यवसाय को अपने कार्यालय के रूप में डच सेवा पते का उपयोग नहीं करना चाहिए। यदि केवीके आपके पते को अस्वीकार करता है या हटा देता है, तो यह सामान्य प्रशासनिक कानून अधिनियम (Algemene wet bestuursrecht, Awb) के तहत लिया गया निर्णय है। आप अनुच्छेद 6:7 Awb के तहत छह सप्ताह के भीतर केवीके के समक्ष आपत्ति (bezwaar) दर्ज करा सकते हैं और यदि आपत्ति खारिज हो जाती है, तो प्रशासनिक न्यायालय में अपील कर सकते हैं।

पंजीकरण की लागत कितनी है?

केवीके एकमुश्त पंजीकरण शुल्क लेता है, जिसका बिल पंजीकरण के बाद भेजा जाता है। रजिस्टर में नाम दर्ज कराने के लिए कोई वार्षिक शुल्क नहीं है।

केवीके हर साल शुल्क में बदलाव करता है; वर्तमान शुल्क केवीके की वेबसाइट पर उपलब्ध है। किसी बीवी या एनवी के लिए, नोटरी निगमन विलेख के लिए शुल्क लेता है। ये शुल्क निश्चित नहीं होते और नोटरी तथा संरचना की जटिलता पर निर्भर करते हैं, उदाहरण के लिए शेयरधारकों की संख्या और विशेष शेयर वर्ग। एक से अधिक नोटरी से शुल्क की जानकारी लें। रजिस्टर से निकाले गए दस्तावेजों के लिए शुल्क लिया जाता है।

सारांश में

• लगभग हर व्यवसाय और हर डच कानूनी संस्था को शुरुआत से एक सप्ताह पहले से लेकर शुरुआत के एक सप्ताह बाद तक केवीके के साथ पंजीकृत होना अनिवार्य है।
• एकल स्वामित्व और साझेदारी KvK नियुक्ति पर पंजीकरण करते हैं; एक BV या NV को नोटरी द्वारा पंजीकृत किया जाता है, और निदेशक पंजीकरण से पहले के कार्यों के लिए व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी होते हैं (अनुच्छेद 2:180 BW)।
• तृतीय पक्ष रजिस्टर पर भरोसा कर सकते हैं, इसलिए अघोषित परिवर्तन आपके व्यवसाय को बाध्य कर सकते हैं (व्यवसाय रजिस्टर अधिनियम 2007 के अनुच्छेद 25 और 26)।
• एक सप्ताह के भीतर परिवर्तनों की रिपोर्ट करें और, बीवी या एनवी के लिए, वित्तीय वर्ष की समाप्ति के बारह महीने बाद तक वार्षिक खाते दाखिल करें।
• किसी महत्वपूर्ण अनुबंध पर हस्ताक्षर करने से पहले, प्रतिपक्ष से आधिकारिक दस्तावेज का उद्धरण अवश्य प्राप्त कर लें।

ज़्यादातर पूछे जाने वाले सवाल

क्या फ्रीलांसरों को KvK के साथ पंजीकरण कराना आवश्यक है?

जी हां, अधिकतर मामलों में। यदि आप लाभ कमाने के उद्देश्य से ग्राहकों के लिए स्वतंत्र रूप से काम करते हैं, तो आप एक उद्यमी हैं और आपको पंजीकरण कराना होगा। कभी-कभार बिक्री करने वाले एक वास्तविक शौक के लिए पंजीकरण की आवश्यकता नहीं होती है।

क्या मैं एक ही KvK नंबर के अंतर्गत कई व्यापारिक नाम रख सकता हूँ?

जी हाँ। एक ही व्यवसाय कई व्यापारिक नामों का उपयोग कर सकता है और कई गतिविधियाँ संचालित कर सकता है। एक अलग कानूनी इकाई, जैसे कि दूसरी बीवी, को अपना पंजीकरण और अपना केवीके नंबर चाहिए होता है।

क्या मेरा घर का पता रजिस्टर में दिखाई दे रहा है?

1 जनवरी 2022 से निदेशकों और अन्य अधिकारियों के घर के पते सार्वजनिक नहीं किए गए हैं। यदि आप घर से एकल स्वामित्व वाला व्यवसाय चलाते हैं, तो आपका व्यावसायिक पता ही आपका घर का पता होता है और यह सार्वजनिक होता है, जब तक कि इसे गोपनीय न रखा जा सके।

मुझे आधिकारिक नियम कहाँ मिल सकते हैं?

व्यावहारिक नियमों की व्याख्या business.gov.nl और KvK वेबसाइट पर की गई है ।

Law & More हम डच और अंतरराष्ट्रीय उद्यमियों को कंपनियों की स्थापना और संरचना, निदेशकों के कर्तव्यों और केवीके के साथ विवादों के बारे में सलाह देते हैं। क्या आप अपनी स्थिति को लेकर अनिश्चित हैं? हमें अपनी स्थिति के बारे में बताएं। हम आपको एक कार्यदिवस के भीतर आपके विकल्पों के बारे में बता देंगे।