एक नियोक्ता के रूप में, अपने कर्मचारियों के डेटा को ठीक से स्टोर करना महत्वपूर्ण है। ऐसा करने में, आप कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के कार्मिक रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य हैं। इस तरह के डेटा को संग्रहीत करते समय, गोपनीयता अधिनियम सामान्य डेटा संरक्षण विनियम (एवीजी) और कार्यान्वयन अधिनियम सामान्य डेटा संरक्षण विनियम (यूएवीजी) को ध्यान में रखा जाना चाहिए। एवीजी व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के संबंध में नियोक्ता पर दायित्वों को लागू करता है। इस चेकलिस्ट के माध्यम से, आप जानेंगे कि आपकी कार्मिक फाइलें आवश्यकताओं का अनुपालन करती हैं या नहीं।
- कार्मिक फ़ाइल में कौन से डेटा को संसाधित किया जा सकता है?
पालन किया जाने वाला मुख्य नियम यह है कि कार्मिक फ़ाइल के प्रयोजन के लिए आवश्यक डेटा ही शामिल किया जा सकता है: कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध का उचित प्रदर्शन।
किसी भी स्थिति में, 'साधारण' व्यक्तिगत डेटा रखा जाएगा जैसे:
- नाम;
- पता;
- जन्म की तारीख;
- पासपोर्ट/पहचान पत्र की प्रति;
- बीएसएन नंबर
- रोजगार के नियमों और शर्तों और अनुलग्नकों सहित हस्ताक्षरित रोजगार अनुबंध;
- कर्मचारी प्रदर्शन और विकास डेटा, जैसे मूल्यांकन रिपोर्ट।
नियोक्ता अन्य डेटा जैसे नियोक्ता के व्यक्तिगत नोट्स, अनुपस्थिति का रिकॉर्ड, शिकायतें, चेतावनियां, साक्षात्कार के रिकॉर्ड आदि को शामिल करने के लिए कार्मिक फ़ाइल का विस्तार करना चुन सकते हैं।
एक नियोक्ता के रूप में, कानूनी प्रतिधारण अवधियों के संबंध में शुद्धता और सटीकता को आगे बढ़ाने के लिए इस डेटा को नियमित रूप से अपडेट करना महत्वपूर्ण है।
- कार्मिक फ़ाइल में 'साधारण' व्यक्तिगत डेटा कब संसाधित किया जा सकता है?
एक नियोक्ता को इस बात पर विचार करना चाहिए कि कार्मिक फ़ाइल में कब और क्या 'साधारण' व्यक्तिगत डेटा संग्रहीत किया जा सकता है। अनुच्छेद 6 एवीजी के तहत, नियोक्ता 6 कारणों से कार्मिक फ़ाइल में 'साधारण' व्यक्तिगत डेटा स्टोर कर सकते हैं। इन कारणों में शामिल हैं:
- कर्मचारी ने प्रसंस्करण के लिए सहमति दी है;
- कर्मचारी (रोजगार) समझौते के निष्पादन के लिए प्रसंस्करण आवश्यक है;
- नियोक्ता पर कानूनी बाध्यता (जैसे करों और योगदानों का भुगतान करना) के कारण प्रसंस्करण आवश्यक है;
- कर्मचारी या किसी अन्य प्राकृतिक व्यक्ति के महत्वपूर्ण हितों की रक्षा के लिए प्रसंस्करण आवश्यक है (एक उदाहरण तब चलता है जब तीव्र खतरा आसन्न होता है लेकिन कर्मचारी सहमति देने में मानसिक रूप से अक्षम होता है);
- जनहित/सार्वजनिक व्यवस्था के लिए प्रसंस्करण आवश्यक है;
- नियोक्ता या तीसरे पक्ष के वैध हितों को पूरा करने के लिए प्रसंस्करण आवश्यक है (सिवाय इसके कि जहां कर्मचारी के हित नियोक्ता के वैध हितों से अधिक हो)।
- कार्मिक फ़ाइल में किस डेटा को संसाधित नहीं किया जाना चाहिए?
फ़ाइल में शामिल 'सामान्य' डेटा के अलावा, ऐसे डेटा भी होते हैं जिन्हें (सामान्य रूप से) शामिल नहीं किया जाना चाहिए क्योंकि वे विशेष रूप से प्रकृति में संवेदनशील होते हैं। ये 'विशेष' डेटा हैं और इसमें शामिल हैं:
- विश्वास;
- यौन अभिविन्यास;
- नस्ल या जातीयता;
- चिकित्सा डेटा (कर्मचारी द्वारा स्वेच्छा से प्रदान किए जाने सहित)।
'विशेष' डेटा केवल 10 अपवादों में AVG के अंतर्गत संग्रहीत किया जा सकता है। मुख्य 3 अपवाद इस प्रकार हैं:
- कर्मचारी ने प्रसंस्करण के लिए स्पष्ट सहमति दी है;
- आप व्यक्तिगत डेटा को संसाधित करते हैं जिसे कर्मचारी ने स्वयं उद्देश्यपूर्ण रूप से प्रकट किया है;
- सर्वोपरि सार्वजनिक हित के लिए प्रसंस्करण आवश्यक है (इसे लागू करने के लिए एक डच कानूनी आधार आवश्यक है)।
- कार्मिक फ़ाइल सुरक्षा उपाय
कार्मिक फ़ाइल को देखने की अनुमति किसे है?
कार्मिक फ़ाइल केवल उन व्यक्तियों द्वारा देखी जा सकती है जिनके लिए कार्य करने के लिए पहुँच आवश्यक है। इन व्यक्तियों में शामिल हैं, उदाहरण के लिए, मानव संसाधन विभाग के नियोक्ता और कर्मचारी। कर्मचारी को स्वयं भी अपनी कर्मियों की फाइल देखने और गलत जानकारी में संशोधन करने का अधिकार है।
फ़ाइल के लिए सुरक्षा आवश्यकताएँ
इसके अलावा, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि एवीजी कर्मियों की फाइलों के डिजिटल या पेपर स्टोरेज पर आवश्यकताएं लगाता है। एक नियोक्ता के रूप में, आप कर्मचारी गोपनीयता की रक्षा के लिए उपाय करने के लिए बाध्य हैं। इसलिए फाइल को साइबर अपराध, अनधिकृत पहुंच, संशोधन या विलोपन के खिलाफ संरक्षित किया जाना चाहिए।
- कर्मचारी फ़ाइल प्रतिधारण अवधि
AVG कहता है कि व्यक्तिगत डेटा को सीमित अवधि के लिए रखा जा सकता है। कुछ डेटा वैधानिक प्रतिधारण अवधि के अधीन हैं। अन्य डेटा के लिए, नियोक्ता को डेटा की सटीकता की मिटाने या आवधिक समीक्षा के लिए समय सीमा निर्धारित करने की आवश्यकता होती है। एवीजी का कहना है कि यह सुनिश्चित करने के लिए उचित कदम उठाए जाने चाहिए कि फाइल में गलत डेटा रखा जाए।
स्टाफ फ़ाइल अवधारण अवधियों के बारे में अधिक जानना चाहते हैं? फिर हमारा ब्लॉग पढ़ें कर्मचारी फ़ाइल प्रतिधारण अवधि.
क्या आपकी कार्मिक फ़ाइल ऊपर सूचीबद्ध आवश्यकताओं को पूरा करती है? तब संभावना है कि यह AVG अनुरूप हो।
यदि, इस ब्लॉग को पढ़ने के बाद भी, आपके पास कार्मिक फ़ाइल या AVG के बारे में प्रश्न हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करें। हमारा रोजगार वकीलों आपकी मदद करने में खुशी होगी!