नियोक्ता समय के साथ अपने कर्मचारियों पर बहुत अधिक डेटा संसाधित करते हैं। यह सारा डेटा एक कार्मिक फ़ाइल में संग्रहीत है। इस फ़ाइल में महत्वपूर्ण व्यक्तिगत डेटा है और इस कारण से यह आवश्यक है कि इसे सुरक्षित और सही तरीके से किया जाए। इस डेटा को रखने के लिए नियोक्ताओं को कब तक अनुमति है (या, कुछ मामलों में, आवश्यक है)? इस ब्लॉग में, आप कर्मियों की फाइलों की कानूनी प्रतिधारण अवधि और इससे निपटने के तरीके के बारे में अधिक पढ़ सकते हैं।
कार्मिक फ़ाइल क्या है?
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक नियोक्ता को अक्सर अपने कर्मचारियों के कर्मियों के डेटा से निपटना पड़ता है। इस डेटा को ठीक से संग्रहित किया जाना चाहिए और फिर नष्ट कर दिया जाना चाहिए। यह एक कार्मिक फ़ाइल के माध्यम से किया जाता है। इसमें कर्मचारी (कर्मचारियों) के नाम और पते का विवरण, रोजगार अनुबंध, प्रदर्शन रिपोर्ट आदि शामिल हैं। इन आंकड़ों को AVG विनियमों का पालन करने वाली आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए, और एक निश्चित अवधि के लिए रखा जाना चाहिए।
(यदि आप जानना चाहते हैं कि क्या आपकी कार्मिक फ़ाइल औसत की आवश्यकताओं को पूरा करती है, तो हमारी कार्मिक फ़ाइल औसत चेकलिस्ट देखें यहाँ उत्पन्न करें)
कर्मचारी डेटा का प्रतिधारण
औसत व्यक्तिगत डेटा के लिए विशिष्ट प्रतिधारण अवधि नहीं देता है। कार्मिक फ़ाइल की अवधारण अवधि का कोई सीधा उत्तर नहीं है, क्योंकि इसमें विभिन्न प्रकार के (व्यक्तिगत) डेटा होते हैं। प्रत्येक श्रेणी के डेटा पर एक अलग प्रतिधारण अवधि लागू होती है। यह इस बात को भी प्रभावित करता है कि क्या व्यक्ति अभी भी कर्मचारी है, या नौकरी छोड़ चुका है।
अवधारण अवधियों की श्रेणियाँ
जैसा कि ऊपर कहा गया है, कार्मिक फ़ाइल में व्यक्तिगत डेटा के प्रतिधारण से संबंधित विभिन्न अवधारण अवधियाँ हैं। विचार करने के लिए दो मापदंड हैं, अर्थात् क्या कोई कर्मचारी अभी भी कार्यरत है, या उसने नौकरी छोड़ दी है। निम्नलिखित दिखाता है कि कब कुछ डेटा को नष्ट किया जाना चाहिए, या बनाए रखा जाना चाहिए।
वर्तमान कार्मिक फ़ाइल
अभी भी नियोजित कर्मचारी की वर्तमान कार्मिक फ़ाइल में निहित डेटा के लिए कोई निश्चित प्रतिधारण अवधि निर्धारित नहीं है। एवीजी केवल कर्मचारियों की फाइलों को 'अद्यतित' रखने के लिए नियोक्ताओं पर दायित्व लगाता है। इसका मतलब यह है कि नियोक्ता स्वयं कर्मियों की फाइलों की आवधिक समीक्षा और पुराने डेटा को नष्ट करने के लिए समय सीमा निर्धारित करने के लिए बाध्य है।
दरख्वास्त विस्तार
जिस आवेदक को काम पर नहीं रखा गया है, उससे संबंधित आवेदन डेटा को आवेदन प्रक्रिया की समाप्ति के बाद अधिकतम 4 सप्ताह के भीतर नष्ट कर दिया जाना चाहिए। प्रेरणा या आवेदन पत्र, सीवी, व्यवहार पर बयान, आवेदक के साथ पत्राचार जैसे डेटा इस श्रेणी में आते हैं। आवेदक की सहमति से, डेटा को लगभग 1 वर्ष तक रखना संभव है।
पुन: एकीकरण प्रक्रिया
जब कोई कर्मचारी पुनर्एकीकरण प्रक्रिया पूरी कर लेता है और अपनी नौकरी पर लौट आता है, तो पुनर्एकीकरण पूरा होने के बाद अधिकतम 2 वर्ष की अवधारण अवधि लागू होती है। इसका अपवाद तब होता है जब नियोक्ता स्व-बीमाकर्ता होता है। उस स्थिति में, 5 वर्ष की अवधारण अवधि लागू होती है।
रोजगार की समाप्ति के बाद अधिकतम 2 वर्ष
किसी कर्मचारी के रोजगार छोड़ने के बाद, कार्मिक फ़ाइल में अधिकांश (व्यक्तिगत) डेटा 2 वर्ष तक की अवधारण अवधि के अधीन है।
इस श्रेणी में शामिल हैं:
- रोजगार अनुबंध और उसमें संशोधन;
- इस्तीफे से संबंधित पत्राचार;
- मूल्यांकन और प्रदर्शन समीक्षा की रिपोर्ट;
- पदोन्नति/पदावनति से संबंधित पत्राचार;
- UWV और कंपनी डॉक्टर से बीमारी पर पत्राचार;
- द्वारपाल सुधार अधिनियम से संबंधित रिपोर्ट;
- वर्क्स काउंसिल सदस्यता पर समझौते;
- प्रमाण पत्र की प्रति।
रोजगार की समाप्ति के बाद कम से कम 5 वर्ष
कुछ कार्मिक फ़ाइल डेटा 5-वर्ष की अवधारण अवधि के अधीन है। इसलिए नियोक्ता कर्मचारी के रोजगार छोड़ने के बाद 5 साल की अवधि के लिए इन आंकड़ों को रखने के लिए बाध्य है। ये निम्न डेटा हैं:
- पेरोल कर विवरण;
- कर्मचारी पहचान दस्तावेज की प्रति;
- जातीयता और मूल डेटा;
- पेरोल करों से संबंधित डेटा।
इसलिए इन आंकड़ों को कम से कम पांच साल तक रखा जाना चाहिए, भले ही उन्हें कार्मिक फ़ाइल में नए बयानों से बदल दिया जाए।
रोजगार की समाप्ति के बाद कम से कम 7 वर्ष
अगला, नियोक्ता के पास एक तथाकथित 'कर प्रतिधारण दायित्व' भी है। यह नियोक्ता को 7 साल की अवधि के लिए सभी बुनियादी रिकॉर्ड रखने के लिए बाध्य करता है। तो इसमें बेसिक डेटा, वेज गार्निशमेंट, पेरोल रिकॉर्ड और सैलरी एग्रीमेंट शामिल हैं।
अवधारण अवधि समाप्त हो गई?
जब कार्मिक फ़ाइल से डेटा की अधिकतम प्रतिधारण अवधि समाप्त हो जाती है, तो नियोक्ता अब डेटा का उपयोग नहीं कर सकता है। यह डेटा तब नष्ट कर दिया जाना चाहिए।
जब न्यूनतम प्रतिधारण अवधि समाप्त हो जाती है, तो नियोक्ता मई इस डेटा को नष्ट करें। एक अपवाद तब लागू होता है जब न्यूनतम अवधारण अवधि समाप्त हो जाती है और कर्मचारी डेटा को नष्ट करने का अनुरोध करता है।
क्या आपके पास अन्य डेटा के लिए स्टाफ फ़ाइल प्रतिधारण अवधि या प्रतिधारण अवधि के बारे में प्रश्न हैं? यदि ऐसा है तो कृपया हमसे संपर्क करें। हमारा रोजगार वकीलों आपकी मदद करने में खुशी होगी!